使える例文について
クレームと言っても、色々な種類のものがあると思うので個人宛てと法人宛てに分けてご紹介します(‘ω’)ノ
一例なので、状況に応じて自分の言葉をつけ足して伝えたいことがしっかり伝わるようにしましょう。
個人宛て～例1～
前略 私は〇〇教室の事務スタッフ〇〇と申します。
ここ数カ月授業料〇〇円の未払いが発生しております。
口頭でもご案内させていただいたのですが、未だ未払いのままのためお便りを差し上げます。
お子さん本人には伝えておりませんが、このまま未払いが続きますと最悪の事態も考えざるをえません。
どうか誠意あるご対応をお願い致します。
〇〇様
〇月〇日
〇〇教室 〇〇
個人宛て～例2～
〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
〇階〇〇号室に住む〇〇と申します。
実は、足音など〇〇様宅からの騒音に困惑しております。
入居以来、数カ月が経ちますが一向に状況が変わりそうにないためまずはご相談をと思いご連絡を差し上げた次第です。
もう少々ご配慮頂ければ幸いです。何卒ご検討のほどよろしくお願い致します。
〇〇号室 〇〇
法人宛て～例1～
先日〇日に、貴社の〇〇店を利用した〇〇と申します。
その際のご対応に関して一言お伝えしたくご連絡を差し上げます。
お取り置きをお願いしていた衣類を引き取ろうと伺ったのですが、お取り置きされているはずの衣類がなく後日また入荷次第伺うことになりました。
当日担当してくださった〇〇さんというスタッフの方は、再度お取り置きは出来ないとの一点張りであまり配慮は感じられませんでした。
また、忙しかったのかお店ではお取り置きのものが手違いで売れてしまったということを聞くまでに一時間ほど待つことになってしまいました。
謝罪はその場でありましたが、せっかく都合をつけ楽しみにしていたのも台無しです。
他のお客様が同じような思いをされないよう、今後のサービス向上に役立てていただければ幸いです。
法人宛て～例2～
お世話になっております。
〇〇株式会社 〇〇課の〇〇です。
〇日に納入の商品について連絡を差し上げます。
一部破損品が混入しておりますので、早急に代替品をお送りいただけますでしょうか。
先日、担当の〇〇様にご連絡を差し上げましたが未だ返信がないため困惑しております。
業務にも支障が出る可能性がありますので、改めて確実な納品日に関して本日中にご連絡頂きますようお願い致します。
〇〇株式会社 〇〇課 〇〇
～～～
今回、サイト側のミスでポイントが二重に重複されて修正したことで2000円弱分のポイントがなくなったわけですが、そのことについてクレームメールを作るにあたって以下のように要点をまとめました👇
①ポイントが重複されたのは該当期間の全てのポイントなのか、それとも一部なのか
②ポイントの計算はどのように行われたのか
③該当期間に関係ないポイントまで消えているのはどういうことか
④サイト側のミスで重複したことは理解できるが説明が不十分である
⑤架空の通貨は記録や履歴が残りづらいのでサービスの利用は慎重になる
①から③までは、私が抱いた疑問なので質問するような感じで文を作りました。
④と⑤は、今回の件で信頼度が下がってしまったので対応の改善のお願いになります。
このように、自分が抱いた疑問や質問をまとめその上で対処してほしいことや改善してほしいことなどをまとめると文も作りやすく伝えやすいかもしれません💡
誰でもミスはするものだと思うので、ポイントが重複するというミスが起きたことに対してはしょうがないことだと思うのですがその後の対応が大切です。
説明がもっと丁寧でわかりやすいものであれば、その時にそのまま納得できたのかもしれないですが、サービスを利用する会員は何百万と居ると思うので一人一人にすぐには対応できないケースもあるかもしれないですからね。
ただ、やはりポイントなどオンライン上で存在する架空の通貨はいつ「なかったこと」になってもおかしくないんだなと感じました💦
貯められるポイントの金額は銀行の残高のように多額になることはないと思いますが、それでもそれで家計の足しにしたり生計を立てている人も居ますからね…
一定の金額がある日突然消えてしまったら、死活問題です。
そんなことにならないよう、定期的にサイトで履歴チェックをしたり残高もスクリーンショットを残しておくと良いかもしれません。
まとめ
個人から法人へ、個人から個人へなど色々なパターンで様々な内容のクレームがあると思いますが個人から個人は最も大変そうです。
特に、ご近所さんや近隣住民などであれば生活環境の一部を共有していることもありますしお付き合いもありますし…
一生関わっていくことでもあるので相手への配慮は十分気をつけたいですね。
私が今回クレームメールを出したポイントサイトは、基本的に電話対応はなくメールので対応のみなのですが返信には10営業日ほど必要なようなので気長に待ちたいと思います。
年末年始はさむので、もしかすると2週間くらいかかってしまうかもしれませんがまた返信があった時は記事にしたいと思います。
追記：後日返信があり、どのような計算になったのかPDF式で明細を頂きました。
重複はサイト側のミスなんですが、2000円分は重複分なので返済は出来ないとのことでした💦今後このようなことがないことを祈るしかないですね…
コメント