感情より丁寧な言葉遣いを意識すべき◎クレームメールの書き方と例文

人生で二回だけクレームをしたことがあるのですが、その二回目がついこないだのこと💡

 

で、メールでのクレームだったのでその際に色々と書き方や例文を考えることがありました。

 

クレームをする側の気持ちとしては、おそらく「何でこうなるの?」とか「もっと説明してほしい!」みたいな感情が高ぶってしまっていることが多いと思います。

 

問題を解決して適切に処理してもらうようにする為にも、クレームを入れる時に気をつけたい注意点などについてまとめることにしました(‘ω’)ノ

 

今回は、

・メールでクレームを入れる時の書き方や例文

・気をつけたいこと

などについてご紹介したいと思います。

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クレームを入れる時のメールの書き方

 

クレームを入れようと思った時は、感情が高ぶってしまうことも内容によっては多いと思うのですがまずは一旦落ち着いて何が問題なのかを整理しましょう。

 

感情が高ぶったままそのままメールを打とうとすると、言葉遣いも丁寧ではなくなってしまいますし伝えるべきことが抜けていたりするので相手にもうまく伝わらないことがあるからです。

 

なので、まずは何が問題でどうするべきか、どう対処してほしいのかを整理してまとめると良いと思います。

私の今回のクレーム内容は以下のもの👇

~~~

けっこう頻繁に通販サイトでお買い物するので、ポイントサイト経由で買い物してたんですよね。

そのポイントが現金に換算で2000円弱あったんですが…先日残高を見たらゼロに(;’∀’)

 

ゼロ?

最初は表示がおかしいのかと思っていたのですが、お詫びのメッセージが来ていて一定の期間中にポイントが重複して付与されていたので修正しましたという内容。

 

でも、履歴を見ると修正したポイントと私が得たポイントの計算が合わないんです💔

そして、詳細についての記載がないまま一方的にポイントがはく奪されている形になっているのでメールを送ることにしました。

 

基本的に、ポイントという架空の通貨が現金に交換されるまでは記録とか証拠って残りにくいんですよね。

 

なので、サイト側のミスでポイントが重複していたのであれば

「どの期間のどのポイントが重複していた為この分のポイントを差し引いて修正しました」

という詳しい内容の説明が必要だと感じました。

 

そういった説明がなく、ただポイントが消滅するのであればサービスを利用する側としても困惑してしまいます💦

~~~

クレームを入れる時の書き方は、以下のポイントを意識して書くようにするとまとまりやすいです👇

 

電話の方が感情は伝わりやすいですが、その分言いたいこともまとまらなくなるケースもあります。

その点、メールであればしっかりと伝えたいことをまとめて伝えられるはず。

 

あまり日が経ってしまう前に連絡する方が良いので、問題があった当日もしくは次の日中には連絡しましょう。

 

・内容はシンプルに簡潔にまとめる

いつどこでどんな問題が起きてどう対処してほしい、どんなことが疑問なのかなど要点をまとめてシンプルな内容に。

無駄な情報は省いて必要なことだけを伝えれば良いですが、メールのやり取りが長くならないよう問題に関しては明確に詳細を記載するほうが良いです。

 

・相手の立場になったつもりで気遣う

クレームは、会社であればその会社のサービス向上につながったり改善点を見つめ直す良い機会になることもあるので悪いことではないですが相手も人間。

お互い極力不快にならないようにする為にも自分が言われても極端に不快にならないか、を意識して書くこともマナーです。

 

・言葉づかいは丁寧にする

クレームを入れるとなると、ついつい感情が入ってしまうこともあると思いますが乱暴な言葉遣いにならないように注意しましょう。

言葉遣い一つで、言いたいことはしっかり伝えて円満な人間関係を築くことも可能ですから。

~~~

私も今回メールを書く上で、これらのことは気をつけて書くようにしました。

クレームも出来るだけしたくないですし、相手に伝えたいことが伝わればそれで良いので無駄に相手を不快な思いにもさせたくないですからね。

 

私の場合、今回個人と法人のやり取りになりましたがこれは個人と個人でも、法人と法人でも同じことだと思います💡

 

仮に相手に100%非があったとしても、やはりどんな時でも円満な解決法を導ける人というのは円満なトラブルしか引き寄せないものだと思うからです。

 

たまに本当に譲れない時にクレームをするのは理解できますが、毎回何かあるごとにクレームを入れるのはおそらく自身もクレームされやすい人柄なのかなと思います。

 

自分自身でクレームしてしまう環境を引きよせていると言いますか。そうなると一番損しているのは自分になってしまうんですよね(^^;)

 

次のページでは、例文についてご紹介します。


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